Manual Políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NAC COMUNICACIONES S.A.S

Bogotá 2021

TABLA DE CONTENIDO

  1. Propósito
  2. Nombre e Identificación de la Empresa
  3. Objeto del Manual
  4. Ámbito de Aplicación
  5. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales
  6. Autorización del Titular
  7. Autorización de Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes
  8. Ejercicio de los Derechos de los Titulares de los Datos Personales
  9. Derechos de Titulares de los Datos Personales
  10. Deberes de los Responsables del Tratamiento de la Información
  11. Deberes de los Encargados del Tratamiento de la Información
  12. Seguridad de la Información
  13. Atención de Consultas y Reclamos
  14. Consulta de Información
  15. Reclamos
  16. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales
  17. Dependencia o Persona Encargada de Atender Peticiones, Consultas y Reclamos
  18. Vigencia

Anexo 1: Modelo Aviso de Privacidad.

Anexo 2: Modelo Autorización.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. PROPÓSITO

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, NAC Comunicaciones S.A.S., informa la política aplicable para el tratamiento de protección de datos personales.

 

  1. NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

NAC Comunicaciones S.A.S., identificada con NIT 830.514.462, con domicilio en la ciudad de Bogotá y portal web http://nac.com.co/

  1. OBJETO DEL MANUAL

Este Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de NAC Comunicaciones, o cuyo tratamiento ha sido encargado a NAC Comunicaciones S.A.S., y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.

NAC Comunicaciones S.A.S., en todas sus actuaciones, a través de sus unidades de negocios y por todos los medios en los cuáles se solicita información de tipo físico, electrónico, virtual, medio telefónico, vía web, etc., está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta el presente manual de políticas para su aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. Estas políticas son de carácter obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de NAC Comunicaciones S.A.S., en el cumplimiento de sus funciones, incluidos contratistas y terceros que obran en nombre de NAC Comunicaciones S.A.S.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de NAC Comunicaciones S.A.S.

NAC Comunicaciones S.A.S., se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento NAC Comunicaciones S.A.S., exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a NAC Comunicaciones S.A.S., recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidas por la ley de acuerdo con la naturaleza y actividad económica de NAC Comunicaciones S.A.S.

En todo caso, el Titular de los datos siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. El Titular autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por NAC Comunicaciones S.A.S., y la utilización de la misma por parte de NAC Comunicaciones S.A.S., sus entidades vinculadas, controladas o afiliadas o por otra entidad con la que tenga una relación comercial, en cumplimiento de los fines previstos por la Ley.

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

NAC Comunicaciones S.A.S., ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, vía telefónica, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

NAC Comunicaciones S.A.S., deberá conservar prueba del cumplimiento de lo aquí previsto, y entregar copia de esta, a solicitud del Titular. El Titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que NAC Comunicaciones S.A.S., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

  1. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. En los casos en los que NAC Comunicaciones S.A.S., actúe como encargado de las bases de datos, el Responsable será el garante de solicitar la correspondiente autorización al Representante Legal de los niños, niñas y adolescentes y de garantizar a NAC Comunicaciones S.A.S., que los datos son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

  1. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga NAC Comunicaciones S.A.S.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Por la estipulación a favor de otro o para otro.
  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que NAC Comunicaciones S.A.S., los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
  • Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, NAC Comunicaciones S.A.S., podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

NAC Comunicaciones S.A.S., cumplirá los siguientes deberes en calidad de Responsable del Tratamiento de la información:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

Si NAC Comunicaciones S.A.S., realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de Ley.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en el presente Manual o la ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

NAC Comunicaciones S.A.S., cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.

 

  1. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

NAC Comunicaciones S.A.S., ha dispuesto de la dirección de correo electrónico servicioalcliente@nac.com.co, o en la Calle 78  #24-50 en la ciudad de Bogotá, para la atención de las peticiones, consultas y reclamos con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales establecidos en la ley y en este manual, relacionados con el hábeas data.

 

El área responsable de dar trámite a las consultas o reclamos y en general frente a la atención del titular con ocasión a la aplicación y vigencia del presente Manual es la Gerencia General y/o el Área Jurídica.

  1. CONSULTA DE INFORMACIÓN

Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de NAC Comunicaciones S.A.S., y no esté considerada como exceptuada por la Ley.

La Entidad suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, NAC Comunicaciones S.A.S., podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

  1. RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante NAC Comunicaciones S.A.S., de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

  1. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NAC Comunicaciones S.A.S., se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma. 

  1. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja NAC Comunicaciones S.A.S., en sus bases de datos, será la Gerencia General y Área Jurídica, correo electrónico: servicioalcliente@nac.com.co

  1. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del Enero de 2021.